Exchange Mail Forwarding

Exchange Mail Forwarding

Dzisiaj będzie trochę w temacie Mail Forwardingu w oparciu o serwery Microsoft Exchange.

Czym jest forwarding, jak go utworzyć, po co w ogóle  z niego korzystać?

Mianem forwardingu określa się sytuację w której wysyłając maila na wybrany adres e-mail (np.: mkrzanowicz@mkrzanowicz.it ) zostaje on w sposób automatyczny przekazywany na inny adres e-mail (najczęściej poza daną organizację).

Sposobów budowania forwardingu jest co najmniej kilka. Można próbować wykorzystywać przekazywanie maili dalej bazując na regułach skrzynki pocztowej w Outlooku, ale to rozwiązanie jest słabe… Wymaga przede wszystkim interakcji użytkownika a do tego ma pewne ograniczenia jak np. brak możliwości ustawienia w standardowy sposób przekazania odebranej wiadomości na adresy e-mail poza swoją organizację (a dokładniej poza obsługiwane przez organizację domeny pocztowe).

Kolejnym sposobem na uzyskanie forwardingu jest bodaj najbardziej popularny i najczęściej wykorzystywany sposób – mianowicie budowanie przekazywania maili w oparciu o istniejącą lub nową skrzynkę pocztową oraz kontakt z zewnętrznym adresem e-mail. Aby to osiągnąć należy wykorzystać polecenia:

  1. Utworzenie nowego kontaktu z zewnętrznym adresem e-miail, na który będzie wykonywany automatyczny forward maili:

2. Utworzenie skrzynki pocztowej z wewnętrznym adresem e-mail, z którego to wykonywany będzie automatyczny forwarding na utworzony wcześniej kontakt:

Posłużyliśmy się tutaj kilkoma dodatkowymi przełącznikami, które ukrywają skrzynkę pocztową w GAL’u (bo skoro ma służyć tylko do forwardingu to nie ma sensu, żeby ją wszyscy widzieli) oraz wyłączeniem dostarczania wiadomości równolegle do skrzynki pośredniczącej i adresu docelowego (bo nie ma sensu odkładac dodatkowo przesłanych dalej maili na skrzynce pośredniczącej).

I już w tym momencie po wysłaniu dowolnego maila na adres wewnętrzny mkrzanowicz@mkrzanowicz.it zostanie on automatycznie przesłany dalej na adres zewnętrzny mkrzanowicz@xxx.pl Takie podejście jest najczęściej stosowane i sprawdza się w większości wypadków ale nie zawsze 🙂 Jednym z przypadków, w którym powyższe nie jest rozwiązaniem (albo jest rozwiązaniem słabym) – to sytuacja hostingu usług pocztowych przez firmę zewnętrzną, gdzie płacimy i to słono za każdą nową skrzynkę pocztową. Taka sytuacja wygląda jeszcze gorzej w sytuacji, gdy chcemy zejść z usług hostingowych takiego partnera na inną domeną pocztową, którą sami zarządzamy, jednak z minimalizacją kosztów oraz czasu ewentualnej przerwy w dostarczaniu wiadomości e-mail na nasze nowe adresy.

W takim wypadku powstaje kilka problemów:

  1. Można ustawić forwarding na istniejącej skrzynce pocztowej, ale nadal generujemy spore koszty utrzymania jej w hostingu…
  2. Zakładając, że firma hostingowa jest właścicielem domeny pocztowej, w której oprócz nas obsługiwanych jest wiele spółek – nie możemy stać się właścicielem domeny pocztowej i zmigrować jej na nasze nowe serwery.
  3. W przypadku gdy podejmiemy decyzję o chęci zakończenia korzystania ze skrzynek pocztowych u obecnej firmy hostingującej – pojawia się problem z wiadomościami wysyłanymi przez kontrahentów nadal na stare maile… Wypadłoby, żeby byly forwardowane na nasze nowe serwery pocztowe.
  4. Administratorzy poczty firmy hostingującej twierdzą, że „nie da się” osiągnąć takiego efektu, bo „nie da się” zbudować forwardingu w oparciu o konta Mail-Enabled User.

Jak mówi stare porzekadło „nie da się to parasola w d… otworzyć” a niektórzy dodają, że „nie da się jedynie zamknąć” 🙂

Więc spróbujmy wyjść z tej niezbyt komfortowej sytuacji dla naszej firmy – oszczędzając przy tym grube tysiące złotych i wskazując jak zrobić tak, żeby było dla nas dobrze 🙂

  1. Podobnie jak w poprzednim przypadku tworzymy kontakt pocztowy do naszego nowego adresu e-mail:
  2. Ustawiamy forwarding na starej/obecnej skrzynce pocztowej w hostingu tak aby wiadomości były dostarczane równolegle na obecną i nową skrzynkę

3. Jeśli wiadomości zaczną już trafiać równolegle na nową pocztę to wykonujemy eksport zawartości starej skrzynki do pliku pst:

4. Po zakończeniu eksportu wyłączamy starą skrzynkę pocztową i tym samym przestajemy płacić krocie za jej utrzymywanie 🙂

5. I tutaj najciekawsza kwestia, która jest dosyć słabo udokumentowana/wykorzystywana przez administratorów i choć nie zaprzecza wprost teorii „nie da się” w odniesieniu do Mail-Enabled User’ów to jednak pokazuje, że osoba dociekliwa i wystarczająco chcącą zawsze znajdzie rozwiązanie:

-> Ustawiamy dodatkowy, wskazujący na usunięty wcześniej adres e-mail z wyłączonej skrzynki pocztowej na utworzonym kontakcie zewnętrznym:

Edytuj kontakt -> „email options” -> „Add Other email address” i wpisujemy adres e-mail usunięty wcześniej ze skrzynki pocztowej.

Efekt: Wysyłając maila na adres mkrzanowicz@mkrzanowicz.it (przypisany do kontaktu – jak adres wewnętrzny) – mail ten jest automatycznie forwardowany na adres zewnętrzny mkrzanowicz@xxx.pl (wprowadzony w tym samym kontakcie).

Takie proste a dosyć nieoczywiste 🙂

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *